-Actividad M3U1 -. Lineamientos del PGD 10%
1. Relacione los lineamientos que se encuentran en la columna A, con el proceso de la gestión documental que están en la columna B.
2. Varios lineamientos pueden pertenecer a un mismo proceso de la gestión documental
Los documentos son organizados respetando los principios de orden original y el principio de procedencia |  |
Se elabora una matriz de costos para la implementación del Programa de Gestión Documental. | |
Los documentos digitales y electrónicos se les realiza estrategias como migración y refreshing como técnicas para garantizar la preservación de la información. | |
Se realiza el inventario documental a todo documento que se recibe o se produce en las diferentes dependencias. | |
Los documentos que tienen biodeterioro son identificados, rotulados, se manipulan con elementos de protección personal y se les realiza los procesos técnicos contando con la asesoría de un profesional en la materia. | |
Los documentos que tienen disposición final como conservación total se les realiza digitalización para facilitar el acceso y consulta de la información. | |
El realmacenamiento de documentos que son valorados como históricos se realiza en carpetas desacidificadas de 240g/m2 |  |
Los espacios de almacenamiento cumplen con los lineamientos y condiciones ambientales dadas en el Acuerdo 049 de 2000 y Acuerdo 050 de 2000. | |
En la entidad se clasifican los documentos teniendo en cuenta la última estructura orgánica establecida mediante acto administrativo y las funciones de cada una de las oficinas productoras | |
Dentro de los valores primarios que se tienen en cuenta, están los valores administrativos, contables, técnicos, legales, fiscales. | |
La consulta de los documentos en la entidad se facilita respetando los permisos de acceso a la información. | |
Para garantizar la conservación de la información que se encuentran en soporte papel y análogos se cuenta con el Plan de Conservación Documental. | |
Se elabora un plan de trabajo para la implementación de los instrumentos archivísticos de la entidad. | |
La entidad cuenta con la Unidad de Correspondencia para centralizar toda la información que produce y recibe. | |
La impresión de los documentos se hace a doble cara. | |
Se realiza la valoración de los documentos a través de un equipo interdisciplinario, que establece conforme a la normativa vigente, los valores primaros y secundarios. | |
Los documentos que tienen por disposición final, la selección, son de conservación total y se seleccionan por muestreo aleatorio estratificado. La documentación restante, se le realiza el proceso de eliminación estipulado en el Acuerdo 04 de 2019. | |
Se realiza la verificación de los procesos técnicos de organización documental, antes de realizar la transferencia de los documentos. | |
Se realiza la foliación en lápiz mina HB negra, en el borde superior y respetando el sentido de escritura de la información en los documentos | |
Se emplea tinta negra para la impresión de comunicaciones oficiales y tinta a color para informes y otros documentos que así lo requieran. | |
Todo préstamo de documentos se registra en los formatos establecidos con la firma de quien entrega y de quien recibe, así como la fecha y cantidad de folios por expediente entregado. | |
Se realiza la depuración de los documentos que no hacen parte del expediente como hojas en blanco, formatos sin diligenciar y se revisa completamente el original y la copia cuando están se encuentran dentro de la misma unidad documental. | |
Los documentos que componen un expediente se ordenan de forma cronológica. | |
Se actualiza el plan de administración de riesgos del Programa de Gestión Documental | |
Los documentos que no presentan valores primarios ni secundarios para la entidad, son eliminados cumpliendo los lineamientos impartidos para realizar el proceso. | |
Los valores secundarios que se tienen en cuenta para determinar los documentos que son de conservación total son: culturales, históricos, científicos, estéticos, simbólicos, entre otros. | |
Los documentos se clasifican de acuerdo con las Tablas de Retención Documental-TRD debidamente aprobadas y convalidadas por las instancias competentes. | |
A los documentos se les realiza limpieza general y puntual, se elimina material metálico existente, se separan los documentos con deterioro biológico y se realiza el realmacenamiento en cajas y carpetas calidad archivo | |
Los documentos se entregan para su trámite atendiendo a cada una de las funciones de las dependencias de la entidad | |
Se elabora un plan de transferencias anual, teniendo en cuenta el cumplimiento de los tiempos de retención estipulados en las TRD. | |
Se revisa la totalidad de los documentos que son objetos de transferencia, si esta cumple, se elabora un acta firmada por la dependencia participante y el responsable del Archivo central, a la cual se le anexa el respectivo inventario documental. | |
Los documentos se disponen conforme con lo estipulado en las TRD o TVD si aplican. | |
Ningún documento producido en las diferentes dependencias se perfora, para garantizar que tanto el soporte como la información se mantengan íntegros. | |
Para la impresión de documentos en soporte papel se utiliza papel bond 75g/m2 |
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