Diplomado en Organización Documental I AGN: Vista
Encuesta Unidad 1 - ¿Qué tanto Conozco del Tema?
Pregunta 1
De acuerdo al material de estudio, cómo se considera la
clasificación documental:
Pregunta 1Respuesta
a.El conjunto de elementos mediante el cual la dirección
planifica, ejecuta y controla todas sus actividades para el logro de los
objetivos preestablecidos.
b.Analizar la información documental producida.
c.Conjunto de los documentos y archivos producidos y/o
recibidos por las organizaciones.
d.Como la
columna vertebral de los sistemas de organización y administración de documento.
Muy bien!!!
Pregunta 2
De acuerdo al material de estudio cuáles son los diferentes
los procesos de organización:
Pregunta 2Respuesta
a.Ciclo Planificar, Hacer, Verificar y Actuar.
b.Estrategia, organización y clasificación.
c.Conjunto de operaciones que se realizan para dirigir y
administrar un negocio o una empresa.
d.La
clasificación, la ordenación y la descripción.
Muy bien!!!
Pregunta 3
Lea el siguiente enunciado y determine si es falso o
verdadero:
acuerdo al material de estudio cuáles son onjunto de
unidades documentales o unidades archivísticas de estructura y contenido
homogéneo, producidas.
Pregunta 3Seleccione una:
Verdadero
Falso
Retroalimentación
Respuesta correcta.
La respuesta correcta es 'Falso'
Pregunta 4
De acuerdo al material de estudio cuál es el objetivo
principal de la clasificación documental:
Pregunta 4Respuesta
a.Permitir mejorar el control de los documentos producidos.
b.Posibilitar
la separación y/o agrupamiento de los documentos producidos y/o recibidos.
Muy bien!!!
c.Eficiencia en el flujo de la información.
d.Identificar y localizar los documentos.
Retroalimentación
Respuesta correcta.
La respuesta correcta es: Posibilitar la separación y/o
agrupamiento de los documentos producidos y/o recibidos.
Pregunta 5
De acuerdo al material de estudio la clasificación
documental está reglamentada por normas. Cuál es la norma o ley que rige la
organización y fortalecimiento de los archivos del orden nacional
departamental, municipal y distrital:
Pregunta 5Respuesta
a.Decreto 2578 de 2012.
b.Ley 594 de 2000.
c.Decreto 2609 de 2012.
d.Ley 80 de
1989.
Retroalimentación
Respuesta incorrecta.
La respuesta correcta es: Ley 80 de 1989.
Actividad
Unidad 1 – Cuestionario
Pregunta 1
Lea el siguiente enunciado y determine si es falso o
verdadero:
La operación archivística de la clasificación documental ha
sido considerada y valorada tradicionalmente como la columna vertebral de los
sistemas de organización y administración de documentos.
Pregunta 1Seleccione una:
Verdadero
Falso
Retroalimentación
¡Buen trabajo! Así es, la operación archivística posibilita,
en primer lugar, el análisis de la información documental producida y/o
recibida por las organizaciones en el cumplimiento de las atribuciones y las
responsabilidades asignadas legalmente y, en segundo lugar, estructura
conceptualmente la documentación en un sistema de carácter objetivo y estable
de clases y categorías.
La respuesta correcta es 'Verdadero'
Pregunta 2
Correcta
Se puntúa 0,40 sobre 0,40
Marcar
pregunta
Enunciado de la pregunta
De las siguientes opciones, ¿cuál no hace parte de la
categoría administrativa documental?
Pregunta 2Respuesta
a.Sección documental
b.Subsección documental
c.Fondo documental
d.Subserie
documental
Pregunta 3
Relacione los siguientes autores con los conceptos o
descripciones que realizaron:
La respuesta correcta es:
Acción o efecto de agrupar jerárquicamente los documentos → José Ramón Cruz,
Identificación y
agrupamiento sistemático de documentos semejantes. → Archivo general de la Nación, Clasificar es
dividir un conjunto de elementos. → Antonia Heredia
Pregunta 4
Seleccione las palabras que completan correctamente el
siguiente enunciado:
La [clasificación]
documental como [fundamento]
teórico del campo disciplinar de la [archivística] es reconocida y valorada como una operación
archivística neurálgica del proceso de organización de documentos.
Pregunta 5
Lea el siguiente enunciado y determine si es falso o
verdadero:
La serie documental hace parte de la categoría archivística.
Pregunta 5Seleccione una:
Verdadero
Falso
Retroalimentación
¡Muy bien! Efectivamente, la seria documental es el conjunto
de unidades documentales o unidades archivísticas (Expedientes) de estructura y
contenido homogéneo, producidas y/o recibidas por las unidades o divisiones
administrativas funcionales (dependencias) de una organización.
La respuesta correcta es 'Verdadero'
Encuesta Unidad 1 - ¿Qué tanto Aprendí?
Encuesta
Unidad 2 - ¿Qué tanto Conozco del Tema?
Pregunta 1
Lea el siguiente enunciado y determine si es falso o
verdadero:
Las funciones son los enunciados que permiten identificar y
determinar las actividades y tareas funcionales específicas y coordinadas. De
acuerdo al material de estudio podemos decir que la anterior afirmación es:
Pregunta 1Seleccione una:
Verdadero
Falso
Retroalimentación
Respuesta correcta.
La respuesta correcta es 'Verdadero'
Pregunta 2
Lea el siguiente enunciado y determine si es falso o
verdadero:
La estructura orgánica son los enunciados que permiten
identificar y determinar las actividades y tareas funcionales específicas y
coordinadas. De acuerdo al material de estudio podemos decir que la anterior
afirmación es:
Pregunta 2Seleccione una:
Verdadero
Falso
Pregunta 3
De acuerdo al material de estudio en que documento habla
sobre el sistema de ordenación debe basarse sobre el arreglo original de la
oficina registradora que esencialmente refleja la organización del cuerpo
administrativo que los produjo:
Pregunta 3Respuesta
a.Norma Técnica Colombiana.
b.Gestión por procesos.
c.Manual de
Organización y Descripción de Archivos.
Muy bien!!!
d.Guía de procesos y procedimientos.
Pregunta 4
De acuerdo al material de estudio que autor se refiere a las
series documentales como mantener agrupados, sin mezclarlos con otros, los
documentos provenientes de una administración, de un establecimiento, o de una
persona natural o moral determinados:
Pregunta 4Respuesta
a.Samuel Müller.
b.Michel
Duchein.
Muy bien!!!
c.Archivo General de la Nación.
d.José Ramón Cruz Mundet.
Pregunta 5
De acuerdo al material de estudio que nombre recibe le
principio establece que los documentos producidos deben situarse en el fondo
documental:
Pregunta 5Respuesta
a.Estructura Archivística.
b.Fondo documental.
c.Principio
de Procedencia.
Muy bien!!!
d.Principio de orden original.
Actividad
Unidad 2 - Cuestionario.
Relacione los siguientes autores con los conceptos o
descripciones que establecieron:
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Respuesta parcialmente correcta.
La respuesta correcta es:
El Principio de Orden
Original se refiere precisamente a la reflexión sobre los hechos y pasos
relacionados que se debieron cumplir para la resolución de un trámite. → Gladys Jiménez González,
El Principio de Orden Original toda intervención
archivística sobre un fondo de archivo debe respetar y, en su caso, reconstruir
→ Eduardo Núñez Fernández,
El Principio de Orden Original los fondos de archivo deben
conservar o recibir la clasificación correspondiente a las estructuras
administrativas internas → Concepción
Mendo Carmona
Pregunta 2
Seleccione las palabras que completan correctamente el
siguiente enunciado: La organización original de un debe
coincidir, por supuesto, con las líneas principales de la
vieja de la entidad que lo produjo, no hace
falta decirlo.
Retroalimentación
Respuesta correcta,
La respuesta correcta es:
Seleccione las palabras que completan correctamente el
siguiente enunciado: La organización original de un [archivo] debe coincidir, por supuesto, con las
líneas principales de la vieja [estructura]
de la entidad [administrativa]
que lo produjo, no hace falta decirlo.
Pregunta 3
Incorrecta
Se puntúa 0,00 sobre 0,40
Marcar
pregunta
Enunciado de la pregunta
De acuerdo al material de estudio. ¿qué autor se refiere a
que el principio de orden original cumpla su cometido el cual debe preservar
las interrelaciones documentales que le son inherentes?
Pregunta 3Respuesta
a.Gody y
Lopez.
b.Eduardo Núñez Fernández.
c.Concepción Mendo Carmon.
d.Gladys Jiménez González.
¡Inténtelo nuevamente! Recuerde que Godoy y López (2001)
sostienen que este principio archivístico en la clasificación, se aplica a
partir del conocimiento de los procedimientos administrativos que determinan el
orden en que los documentos se producen para el desarrollo de un trámite.
Retroalimentación
Pregunta 4
Lea el siguiente enunciado y establezca si es falso o
verdadero:
La clasificación documental se trata en esencia de una
operación archivística.
Pregunta 4Seleccione una:
Verdadero
Falso
Retroalimentación
¡Buen trabajo! Efectivamente, la clasificación
documental constituye la columna vertebral de la organización de los documentos
que son producidos y/o recibidos por las unidades administrativas funcionales
de una entidad en cumplimiento de sus atribuciones, competencias y funciones y
en desarrollo de procesos, procedimientos y actividades, y que permite
instrumentalizar la gestión y administración de los mismos.
La respuesta correcta es 'Verdadero'
Pregunta 5
Lea el siguiente enunciado y establezca si es falso o
verdadero:
El principio de orden original establece que los documentos
producidos y/o recibidos son generados como resultado de una gestión o trámite
que responde a una secuencia preestablecida de carácter lógico, natural y
cronológico.
Pregunta 5Seleccione una:
Verdadero
Falso
Retroalimentación
¡Muy bien! Así es, en cumplimiento de sus
funciones, procesos y procedimientos, son generados como resultado de una
gestión o trámite que responde a una secuencia preestablecida de carácter
lógico, natural y cronológico, hecho que debe respetarse en todo momento, con
el propósito fundamental de mantener las relaciones de concepción o creación
existentes entre los documentos producidos y/o recibidos y consecuentemente
garantizar la integridad de los fondos.
Encuesta
Unidad 3 - ¿Qué tanto Conozco del Tema?
Pregunta 1
Lea el siguiente enunciado y establezca si es falso o
verdadero:
El Sistema de clasificación funcional etapa metodológica
de la clasificación documental tiene como propósito fundamental identificar,
analizar y comprender la naturaleza estructural del fondo documental.
Pregunta 1Seleccione una:
Verdadero
Falso
Pregunta 2
¿En qué elementos se fundamenta la operación
archivística?
Pregunta 2Respuesta
a.Identificación,
reconocimiento, valoración y respeto.
b.Calificación, reconocimiento y funcionamiento.
c.Evidencias, principio y clasificación.
d.Organización, estructura y funcionamiento.
Retroalimentación
Pregunta 3
De las siguientes opciones, ¿cuáles no son elementos de
la clasificación de los documentos?
Pregunta 3Respuesta
a.Los asuntos o materias sobre los que versan.
b.La estructura orgánica de la dependencia que los produce.
c.La
eliminación, fragmentación y dispersión de los documentos.
d.Las acciones a las que estas se refieren Archivo General
de la Nación.
Retroalimentación
Respuesta correcta.
La respuesta correcta es: La eliminación, fragmentación y
dispersión de los documentos.
Pregunta 4
Enunciado de la pregunta
Lea el siguiente enunciado y establezca si es falso o
verdadero:
El análisis funcional tiene como propósito, por una
parte, establecer el ámbito de producción documental de las unidades
administrativas funcionales. De acuerdo al material de estudio podemos decir
que la anterior afirmación es
Pregunta 4Seleccione una:
Verdadero
Falso
Pregunta 5
Cuando nos referimos a la herramienta esencial del
proceso de organización documental, ¿a qué se está haciendo referencia?
Pregunta 5Respuesta
a.Principio de orden original.
b.Clasificación
Documental.
c.Norma Técnica Colombiana.
d.Guía de procesos y procedimientos.
Pregunta 1
De acuerdo al material de estudio, ¿qué etapa
metodológica identifica, analiza y comprende la naturaleza estructural del
Fondo Documental?
Pregunta 1Respuesta
a.Análisis funcional
b.Análisis estructural
c.Clasificación documental
d.Identificación
de productores documentales
La respuesta correcta es: Identificación de productores
documentales
Pregunta 2
Seleccione las palabras que completan correctamente el
siguiente enunciado:
Seleccione las palabras que completan correctamente el
siguiente enunciado:
Los [fondos]
pueden ser abiertos o cerrados, es decir, corresponder a [instituciones] vivas y por
tanto susceptibles de incrementar su [volumen].
Pregunta 3
Lea el siguiente enunciado y determine si es falso o
verdadero:
La etapa metodológica de análisis estructural permite,
igualmente, abordar otro aspecto que resulta de capital importancia con el
propósito fundamental de consolidar la clasificación documental.
Pregunta 3Seleccione una:
Verdadero
Falso
Pregunta 4
Lea el siguiente enunciado y determine si es falso o
verdadero:
El cuadro de clasificación uniforme-integral ha sido
trabajado por diversos archivistas en el ámbito mundial.
Pregunta 4Seleccione una:
Verdadero
Falso
Retroalimentación
¡Muy bien! Así es, los actos administrativos determinan
la creación y las modificaciones estructurales (fusión, escisión, supresión),
siendo necesario mencionar que, de acuerdo con la vigencia administrativa de
las mismas, se encuentran diferentes tipologías de fondo documental.
La respuesta correcta es 'Verdadero'
Pregunta 5
Correcta
Relacione los siguientes procesos con sus respectivas
descripciones:
Retroalimentación
Respuesta correcta.
La respuesta correcta es:
La etapa metodológica de la operación archivística de
clasificación documental → Identificación
de productores documentales,
La etapa que tiene como propósito, por una parte,
establecer el ámbito de producción documental de las unidades administrativas
funcionales → Análisis
funcional,
La etapa metodológica tiene como propósito fundamental
identificar las agrupaciones documentales → Análisis estructural
Encuesta
Unidad 4 - ¿Qué tanto Conozco del Tema?
Pregunta 1
¿Cuál es el nombre que recibe el instrumento que representa
la clasificación documental?
Pregunta 1Respuesta
a.Codificación Documental
b.Norma Documental
c.Cuadro de
clasificación documental
d.Diagrama
Retroalimentación
Respuesta correcta.
La respuesta correcta es: Cuadro de clasificación documental
Pregunta 2
De las siguientes opciones, ¿cuál no hace parte de las
características del cuadro de clasificación documental?
Pregunta 2Respuesta
a.Especificidad
b.Flexibilidad
c.Homogenizar
técnicas
d.Simplificación
Retroalimentación
Respuesta correcta.
La respuesta correcta es: Homogenizar técnicas
Pregunta 3
¿Qué se entiende por cuadro de clasificación documental?
Pregunta 3Respuesta
a.Estructura lógica de jerarquización, clasificación y
descripción de los documentos
b.Proceso de organización de los documentos producidos
c.identificación y aplicación de los principios teóricos
d.Herramienta
esquemática, basada en un proceso de jerarquización, clasificación y
descripción
Pregunta 4
Lea el siguiente enunciado y determine si es falso o
verdadero:
La codificación consiste en reconocer, verificar y aprobar
el cuadro de clasificación de los documentos producidos y/o recibidos por las
unidades administrativas funcionales.
Pregunta 4Seleccione una:
Verdadero
Falso
Retroalimentación
Respuesta correcta.
La respuesta correcta es 'Falso'
Pregunta 5
Lea el siguiente enunciado y determine si es falso o
verdadero:
La Jerarquización consiste en establecer los niveles de
relación y/o coordinación de las categorías administrativas y archivísticas de
agrupamiento documental identificadas y los elementos de semejanza y
diferenciación entre las mismas con el propósito fundamental de compararlas,
permitiendo la ubicación en el lugar correspondiente.
Pregunta 5Seleccione una:
Verdadero
Falso
Retroalimentación
Actividad
Unidad 4 - Cuestionario.
Pregunta 1
Lea el siguiente enunciado y determine si es falso o
verdadero:
El cuadro de clasificación uniforme-integral ha sido
trabajado por diversos archivistas en el ámbito mundial.
Pregunta 1Seleccione una:
Verdadero
Falso
Pregunta 2
De acuerdo al material de estudio, cuando se menciona que la
subdivisión de la serie documental está conformada por unidades documentales
jerarquizadas e identificadas independientemente, ¿a qué se hace referencia?
Pregunta 2Respuesta
a.Fondo documental
b.Expediente
c.Unidad documental
d.Subserie
documental
Pregunta 3
Relacione las siguientes descripciones con el procedimiento
o etapa que corresponda:
Retroalimentación
Respuesta correcta.
La respuesta correcta es:
Es una división de la sección documental, conformada por los
documentos producidos y/o recibidos por las unidades administrativas
funcionales → Serie
documental,
Es una subdivisión del fondo documental, basada en las
competencias, atribuciones y funciones de las unidades administrativas
funcionales → Sección
documental,
Es el conjunto de documentos producidos y/ recibidos
orgánicamente por las unidades administrativas funcionales → Fondo documental
Pregunta 4
Seleccione las palabras que completan correctamente el
siguiente enunciado:
La respuesta correcta es:
Seleccione las palabras que completan correctamente el
siguiente enunciado:
El [proceso]
de elaboración del cuadro de [clasificación] documental parte de la identificación y [sistematización] de las
competencias, atribuciones y funciones de las unidades administrativas
funcionales responsables de la producción y/o recepción de documentos.
Pregunta 5
Lea el siguiente enunciado y determine si es falso o
verdadero:
La Identificación consiste en establecer categorías administrativas y
archivísticas de agrupamiento de los documentos producidos y/o recibidos por
las unidades administrativas funcionales de las organizaciones. De acuerdo al
material de estudio podemos decir que la anterior afirmación es:
Pregunta 5Seleccione una:
Verdadero
Falso
Retroalimentación
La codificación consiste en reconocer, verificar y aprobar
el cuadro de clasificación de los documentos producidos y/o recibidos por las
unidades ad
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