Cuestionario. Ciclo vital del archivo institucional
El ciclo vital de los documentos sirve para:
Contribuir a la organización de los archivos de
gestión.
Contribuir a la organización de los archivos de
gestión e históricos.
Contribuir a la organización de los archivos
administrativos.
Contribuir al conocimiento de las tres edades del
documento.
Los documentos tienen valores:
Primarios, secundarios, terciarios.
Primarios
Archivo de gestión, Archivo Central e Histórico.
Primarios, secundarios
¿Qué se entiende por ciclo vital de los documentos?
Son los valores primarios que tiene los
documentos de archivo.
Son las etapas sucesivas por las que
atraviesa el documento.
Es el valor administrativo que tienen los documentos
de archivo.
Todas las anteriores.
. Los archivos según su
organización se clasifican en:
Administrativo, jurídico, legal, fiscal,
contable.
Archivos de gestión, central e histórico.
Archivos primarios y secundarios.
Todas las anteriores.
Los documentos de carácter histórico son:
Los que tienen valor para la administración de la
empresa.
Los que sirven de testimonio ante la Ley.
Los que tienen valor histórico, científico y cultural.
Todas las anteriores
El valor primario hace referencia al valor administrativo,
legal, fiscal, contable, técnico.
El valor primario hace referencia a valor
administrativo, legal, fiscal, jurídico, técnico.
El valor primario hace referencia al valor
administrativo que tienen todos los documentos.
Todas las anteriores
Que soportan las cuentas y registros contables de
la administración.
A los documentos recibidos y producidos para responder a
una necesidad.
Ninguna de las anteriores.
Qué indica la Ley 594 de 2000 en su artículo 24?
Obligatoriedad para personas naturales y
jurídicas elaborar y adoptar las Tablas de Retención Documental.
Obligatoriedad para algunas entidades oficinales,
de elaborar y adoptar las Tablas de Retención Documental.
Obligatoriedad para todas las entidades privadas y
públicas elaborar y adoptar las Tablas de Retención Documental.
Obligatorio para todas las entidades del estado
elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención Documental.
Facilita el acceso a la información.
Racionaliza la producción de documentos.
Garantiza la selección y conservación de
documentos.
Todas las anteriores.
Los que se encuentran centralizados donde se
garantice su conservación.
Los que se encuentran en las oficinas productoras.
Los que están conservados, pero casi no se
consultan.
d) Los que tienen valores secundarios.
¿Qué es la tabla de retención documental?
Es la que sirve para el préstamo y control de las
series subseries y los tipos documentales.
Es el listado de series y subseries documentales con sus
correspondientes tipos a las cuales se les asigna su tiempo de permanencia en
cada etapa del ciclo vital del documento.
Es el listado de tipos documentales desde su
creación, hasta su disposición final que puede ser su conservación total o
eliminación.
Archivos culturales, Archivos de gestión y
Archivos privados.
Archivos de gestión, Archivo central y Archivo histórico.
Archivo social, Archivo de jurisdicción y de
competencia.
Archivos de orden nacional, de orden municipal,
de orden local.
Es la institución que está al servicio de la
gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.
Es la que establece los tiempos de retención y
permanencia de los documentos en los archivos.
Son las actividades relacionadas con la totalidad del
quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta
su eliminación o conservación permanente.
Es un conjunto de documentos acumulados en un
proceso natural.
¿Cuál es el objeto de la Ley 594 de 2000?
Establecer las reglas y principios generales que regulan
la función archivística del Estado.
Establecer pautas para la administración de
comunicaciones en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones
archivísticas.
Dar criterios para la organización de archivos de
gestión en las entidades públicas.
Proporcionar a las diferentes instituciones y
personas comprometidas con la archivística una herramienta conformada por
parámetros y un lineamiento general.
¿Cuál es la obligatoriedad de los archivos
públicos?
La creación, organización, preservación, y control de los
archivos.
Velar por la integridad, autenticidad, y
fidelidad de la información de los documentos.
Capacitar y actualizar a los funcionarios de
archivo.
Diseñar los mecanismos técnicos que eviten la
pérdida de información por accidentes o terrorismo.
La tabla de retención documental es una lista de
documentos para capacitar y actualizar a los funcionarios de archivos.
Verdadero
Falso
Verdadero
Falso
Quién es el responsable de la gestión de documentos
y de la administración de los archivos públicos?
El Sistema Nacional de Archivos.
El Archivo General de la Nación.
El Estado.
La Administración Pública.
Qué obligaciones tienen los funcionarios a cuyo
cargo están los archivos de las entidades públicas?
Velar por la integridad, autenticidad, veracidad y
fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables
de su organización y conservación.
Crear, organizar, preservar y controlar los
archivos.
Son de carácter obligatorio la creación de los
archivos.
Organizar sus archivos de gestión de conformidad
a sus tablas de retención documental.
Los documentos que están siendo utilizados
continuamente los encontramos en el archivo central de la entidad.
Verdadero
Falso
Será obligatorio para las entidades del Estado
elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.
Verdadero
Falso
El valor fiscal de los documentos es aquel que se
derivan de las obligaciones legales regulados por el derecho común.
Verdadero
Falso
Valor secundario es aquel valor que tienen los
documentos para la cultura, la historia, y la ciencia.
Verdadero
Falso
Verdadero
Falso
Es importante aplicar las Tablas de Retención
Documental porque optimizan los procesos de transferencias primarias y
secundarias; porque gracias a esta herramienta nos indica que documentos
debemos transferir.
Verdadero
Falso
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