CUESTIONARIO. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Y EL INVENTARIO ÚNICO DOCUMENTAL

 

Cuestionario. Transferencias documentales y el inventario único documental.

 

Las transferencias primarias corresponden a:

Conservar los documentos según nos indica la tabla en el archivo de gestión.

Transferir los documentos al archivo histórico para su conservación permanente.

Conservar los documentos en el archivo de oficina o de gestión.

Transferir los documentos del archivo de gestión al archivo central.

 

Para el diligenciamiento del formato único de inventario elaborado por, hace referencia al diligenciamiento de los datos personales de la persona que produce los documentos.

Verdadero

Falso

 

Cuando un servidor público se vincula o es desvinculado de su cargo debe recibir o entregar los documentos que estaban bajo su cargo inventariados.

Verdadero

Falso

 

Para el diligenciamiento del formato único de inventario la unidad administrativa hace referencia a la entidad que produce o produjo los documentos.

Verdadero

Falso

 

Para el diligenciamiento del formato único  de inventario las fechas extremas hace referencia a la fecha exacta en que se está realizando la transferencia documental.

Verdadero

Falso

 

El formato único de inventario documental no se puede utilizar para las transferencias  porque son de uso exclusivo de la oficina de archivo central.

Verdadero

Falso

 

La transferencia secundaria se refiere al traslado de documentos del archivo central al histórico.

Verdadero

Falso

 

Las entidades públicas deben acogerse a la utilización de formato único de inventario documental con su respectivo instructivo para la conservación y preservación de los documentos públicos.

Verdadero

Falso

 

Cuando hablamos de soporte nos referimos a toda información plasmada en un papel, en el transcurso de la gestión administrativo.

Verdadero

Falso

 

¿Cómo se llama el archivo al que pasan los documentos una vez culminado el trámite y su tiempo de permanencia en el archivo de las oficinas?

Archivo Total.

Archivo Inactivo.

Archivo Central.

Archivo de Gestión.

 

Para hacer la transferencia documental es necesario:

Diligenciar Formato único de inventario documental.

Diligenciar Formato único para transferencias.

Diligenciar Formulario de inventario documental.

Ninguna de las anteriores.

 

na vez terminado o culminado el trámite de un documento y agotado su tiempo de retención, estos documentos se deben:

Eliminar

Conservar

Transferir al archivo central

Microfilmar

 

Las transferencias se hacen teniendo en cuenta:

El estado físico en el que se encuentren los documentos.

Las instalaciones de conservación.

El ciclo vital de los documentos.

Unidades para el almacenamiento de los documentos.

   

El proceso de transferencia documental es importante porque __________________ la _____________________ y ______________________ irracional de documentos.

Garantiza, conservación, preservación.

Garantiza, preservación, traslado.

Evita, conservación, preservación.

Evita, producción, acumulación.

 

Antes de realizar la transferencia de documentos es necesario __________________los ___________________  ___________________.

Hacer, informes, correspondientes.

Cumplir, requisitos, necesarios.

Retirar, elementos, metálicos.

Limpiar, documentos, históricos.

 

Cuando se realiza la transferencia primaria, la persona encargada del archivo central procede a:

Fotocopiar todos los documentos, garantizando el derecho a la información en caso de que pierda un documento.

Ubicar los documentos en la estantería.

Una vez realizada la trasferencia secundaria, ubicara estos documentos en archivo central.

Fotocopiar los inventarios y entregarle a todos los jefes de área.

 

La _______________documental garantiza a los _________________el _________________ a la información.

Organización, archivistas, cumplimiento.

Administración, investigadores, compromiso.

Transferencia, ciudadanos, acceso.

Tabla, archivos, acceso.

 

En el archivo_______________ se encuentran los ___________________transferidos de los archivos de __________________.

Central, documentos, gestión.

Muerto, expedientes, gestión.

Inactivo, folios, oficinas.

Organizado, documentos, gestión.

  

Una vez entregados los documentos________________ al archivo central, se firma el inventario único documental por quien ___________ la transferencia y la persona encargada del ___________________ central.

Clasificados, elaboro, archivo.

Transferidos, realizo, archivo.

Inventariados, traslado, archivo.

Ninguna de las anteriores.

 

Al realizar la transferencia debemos ___________________ que la información, este libre de elementos que puedan _____________________ su _____________________ y conservación.

Confirmar, dañar, integridad.

Analizar, alterar, información.

Confrontar alterar, información.

Verificar, afectar, preservación.

 

Es ____________________ que cada _____________________ vaya acompañada de un ___________________________ documental.

Obligatorio, unidad, soporte.

Fundamental, transferencia, inventario.

Obligatorio, transferencia, soporte.

Fundamental, unidad, soporte.

 

Cuando hacemos una ________________, es necesario _________________ el material_______________.

Transferencia, retirar, metálico.

Conservación, guardar, importante.

Eliminación, conservar, inventariado.

Conservación, retirar, importante.

 

El inventario documental es un instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

Verdadero

Falso

 

El jefe del archivo central ________________, la remisión física de ________________ con el _______________, para establecer la veracidad de la entrega.

Devuelve, documentos, inventario.

Solicita, cajas, inventario.

Confronta, documentos, inventario.

Devuelve, cajas, inventario.

 

Para realizar la transferencia documental, se ______________________ realizar _______________ de la _______________________.

Procura, depuración, información.

Puede, fotocopiado, información.

Obliga, fotocopiado, documentación.

Debe, limpieza, documentación.