Actividad M3U1a: Estudio de Caso 1

 

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Estudio de Caso 1

La entidad Cultura para Todos, en cumplimiento de la Ley 594 de 2000, decide elaborar en el año 2014 las Tablas de Retención Documental - TRD, las cuales fueron convalidadas por el Archivo General de la Nación y adoptadas por la entidad el mismo año. Las tablas de retención documental, pertenecen a las siguientes dependencias: Secretaría General, Oficina Jurídica, Contabilidad y Tesorería y Oficina de Planeación y Proyectos. 

En la actualidad, las oficinas tienen un gran cúmulo de expedientes, que han finalizado su trámite, así como han cumplido el tiempo de retención establecido en la TRD. Es así como se está planeando realizar una transferencia de los archivos de gestión al archivo central teniendo presente que deben cumplir las siguientes condiciones establecidas en el procedimiento: los expedientes deberán estar ordenados cronológicamente cumpliendo el principio de orden original, los expedientes deberán estar previamente depurados, foliados y rotulados. Para realizar la transferencia en el día definido por cronograma, se exige la entrega de un inventario documental diligenciado.

Pregunta 1

Correcta

Puntúa 1.00 sobre 1.00

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Enunciado de la pregunta

El objeto de inventario documental utilizado para realizar la entrega de las unidades documentales de cada dependencia al archivo central es 

Seleccione una:

a. Inventario individual por vinculación, traslado, desvinculación.

b. Inventario para transferencia primaria  

c. Inventario para valoración de fondos acumulados. 

d. Inventario para eliminación de documentos. 

e. Ninguna de las anteriores. 

Pregunta 2

Correcta

Puntúa 1.00 sobre 1.00

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Enunciado de la pregunta

Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención Documental. Para ello se elaborará: 

Seleccione una:

a. Plan institucional de archivos

b. Formato Único de Inventario Documental  

c. Acta de transferencia primaria 

d. Oficio remisorio

e. Todas las anteriores 

Pregunta 3

Correcta

Puntúa 1.00 sobre 1.00

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Enunciado de la pregunta

Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así:

Seleccione una:

a. Código de la dependencia  

b. Fondo, sección

c. Unidades documentales identificadas y número consecutivo de caja  y fechas extremas de los mismos

d. Código de la dependencia, fondo, sección, unidades documentales identificadas y número consecutivo de caja  y fechas extremas de los mismos.  

e. Código de barras

Pregunta 4

Correcta

Puntúa 1.00 sobre 1.00

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Enunciado de la pregunta

Para la elaboración del inventario documental por transferencia primaria se deberán diligenciar los siguientes campos: 

Seleccione una:

a. Entidad productora, Sección, Subsección, Objeto, Registro de entrada, Número de orden, Código, Nombre de las series, subseries o asuntos, fecha inicial, fecha final, Unidad de conservación, número de folios, soporte, frecuencia de consulta, notas, elaborado por y entregado por. 

b. Oficina productora, Objeto, Registro de entrada, Unidad de conservación, número de folios, soporte.

c. Número de orden y Código, Nombre de las series, subseries o asuntos. 

d. Entidad productora, Unidad administrativa, Oficina productora, Objeto, Registro de entrada, Número de orden, Código, Nombre de las series, subseries o asuntos, Fechas extremas. Unidad de conservación, número de folios, soporte, frecuencia de consulta, notas, elaborado por, entregado por y recibido por.  

e. Entidad remitente, Unidad administrativa, Oficina productora, finalidad, Registro de entrada, Número de orden, Código, Nombre de las series, subseries o asuntos, Fechas extremas, Unidad de conservación, número de folios, soporte, frecuencia de consulta, notas, elaborado por, y recibido por.

Pregunta 5

Correcta

Puntúa 1.00 sobre 1.00

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Enunciado de la pregunta

Para realizar esta transferencia se debe tener en cuenta lo siguiente

Seleccione una:

a. Plan y cronograma de transferencias 

b. Tiempos de retención de las series y subseries a transferir establecidos en las TRD.

c. Preparar físicamente la documentación. 

d. Realizar el realmacenamiento de las unidades documentales a transferir en cajas y carpetas calidad archivo

e. Todas las anteriores.