Evaluación del módulo 2

 

Pregunta 1

Correcta

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Enunciado de la pregunta

¿Qué se define como transferencia documental?

Seleccione una:

a. Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa. 

b. Unidad técnico - operativa de una institución

c. Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.  

Pregunta 2

Correcta

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Enunciado de la pregunta

¿Qué requisitos se deben tener en cuenta para efectuar las transferencias primarias?

Seleccione una:

a. Diligenciamiento del Formato Único de Inventario Documental 

b. Ciclo vital del documento

c. Eliminación documental

Pregunta 3

Correcta

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Enunciado de la pregunta

¿Qué importancia tiene la realización de las transferencias primarias?

Seleccione una:

a. Concentrar documentos de apoyo para la toma de decisiones administrativas

b. Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación 

c. No garantiza el acceso a la información

Pregunta 4

Correcta

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Enunciado de la pregunta

Se define inventario documental como:

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a. Instrumento de control y de recuperación de información en el que se describe de manera exacta los datos de cada una de las unidades de conservación  que conforman las series o asuntos de un fondo documental. 

b. Es el instrumento de consulta que describe de manera exhaustiva los documentos (expedientes, tomos, legajos, unidades documentales seleccionados de una serie o asunto. o parte de ella que traten de un mismo asunto, que por su valor histórico o demanda de consulta así lo amerite.

c. Describe de manera general un Archivo General Territorial o Institucional, la reseña histórica de su creación y evolución institucional, misión, funciones, objetivos, visión, alcance, servicios, ubicación física del edificio

Pregunta 5

Correcta

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Enunciado de la pregunta

Inventario en su estado natural se define como:

Seleccione una:

a. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.

b. Descripción de las unidades documentales que integran un archivo o un fondo acumulado, levantados en el estado en que se encuentran las series y documentos de cada oficina o de toda la entidad. 

c. Número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita.

Pregunta 6

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Enunciado de la pregunta

¿Cuál es la finalidad del inventario documental?

Seleccione una:

a. Estado Natural, Archivos de Gestión, Archivo Central 

b. Archivo Histórico, Transferencias Documentales, Eliminación de documentos, Desvinculación  

c. Estado Natural, Archivos de Gestión, Archivo Central, Archivo Histórico, Transferencias Documentales, Eliminación de documentos, Desvinculación  

Pregunta 7

Correcta

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Enunciado de la pregunta

 ¿Qué se debe registrar en el campo de notas del formato único de inventario documental?

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a. Datos relevantes tales como faltantes, saltos en la numeración, existencia de material gráfico, entre otros.

b. Se anotará información sobre el estado de conservación de la documentación, especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces y faltantes), químico (oxidación de tinta y soporte débil) y biológico (ataque de hongos, insectos, roedores, etc.).

c. Todas las anteriores. 

Pregunta 8

Correcta

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Enunciado de la pregunta

¿Qué instrumento archivístico se utiliza para realizar las transferencias primarias y secundarias?

Seleccione una:

a. Programa de Gestión Documental

b. Tabla de Retención Documental

c. Inventario Documental 

Pregunta 9

Correcta

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Enunciado de la pregunta

Qué fines cumplen los inventarios documentales?

Seleccione una:

a. Facilita el acceso oportuno a la información y permite la localización exacta de la información que posee una entidad 

b. Controlar de forma parcial los fondos documentales acumulados

c. No garantizar los documentos que posee una entidad.

Pregunta 10

Correcta

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Enunciado de la pregunta

Los inventarios documentales sirven para

Seleccione una:

a. Permite identificar los asuntos o series que maneja la entidad y cada una de las dependencias. 

b.  Visualizar los tiempos de retención de las series documentales

c.  Registrar los programas específicos