Actividad M3U3a: Estudio de Caso 4

 

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Texto informativo

Estudio de Caso 4.

En la década de los años 90, algunas de las entidades públicas entraron en procesos de liquidación principalmente por falta de recursos, problemas en la carga laboral, apertura económica y notorios casos de corrupción, hechos que generaron diversos problemas como la supresión de funciones misionales, retrasos en el desarrollo del agro, un plan de retiro voluntario de su personal, lo que generó la pérdida de los mejores trabajadores que poseía la institución, entre otros. 

Lo anterior sumado a la falta de políticas claras en el manejo, organización y conservación de la información, ocasionaron la acumulación excesiva de documentos, tanto en los archivos de las diferentes oficinas productoras, en el Archivo Central y en espacios externos a la entidad los cuales no cumplían con las condiciones mínimas de almacenamiento, circunstancias que llevaron a la pérdida parcial o total de información. 

Entrado el siglo XXI, muchos de esos extrabajadores de la entidad pública iniciaron trámites para pensionarse, generando numerosas solicitudes, derechos de petición y en algunos casos tutelas, para tener información relacionada con sus años laborales. 

Al respecto, la institución inició un proceso de búsqueda de los soportes que contenían dicha información encontrándose con aproximadamente 15000 cajas de diferentes formatos, documentación en tomos de diferentes tamaños, soportes documentales sin unidades de almacenamiento y amarrados con cabuya, pita y zunchos. Esta información se encontraba almacenada en una bodega industrial ubicada en Fontibón, en una zona de alta contaminación atmosférica, con serios problemas de inundación, los vidrios de las ventanas se encontraban rotos, lo que permitía el ingreso de aves, insectos y roedores principalmente, y el espacio permaneció en estas condiciones por más de 15 años, donde no se realizó mantenimiento a las instalaciones físicas ni a la información almacenada en el lugar. 

Para poder conocer qué tipo de información tenían en este espacio sin ningún criterio de organización ni conservación fue necesario formular un proyecto, que contemplara las actividades de limpieza, desinfección e inventario documental, para lo cual se contrató un grupo de personas que se capacitó debidamente en las metodologías, productos a emplearse y los procesos técnicos que se debían realizar

Pregunta 1

Correcta

Puntúa 1.00 sobre 1.00

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Enunciado de la pregunta

Los documentos que se encontraron sin ningún criterio de organización ni conservación se consideran:

Seleccione una:

a. Fondo 

b. Fondo documental acumulado 

c. Fondo acumulado  

d. Archivo central 

e. Todas las anteriores 

Pregunta 2

Correcta

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Enunciado de la pregunta

¿Qué tendría en cuenta para hacer el levantamiento de la información en esta bodega? 

Seleccione una:

a. Realizar una limpieza y desinfección previa tanto a espacio de almacenamiento como a la documentación objeto de inventario, si así lo requiere. 

b. Separar la documentación que tiene deterioro de tipo biológico e inventariarla una vez se haya limpiado y desinfectado. 

c. Realizar el levantamiento de información en el FUID, tal cual se encuentre la información en cajas, carpetas, legajos, todos, documentación suelta, entre otros. 

d. Asignar un número consecutivo tanto a las cajas, como a las carpetas dentro de cada caja para garantizar su posterior ubicación y consulta.

e. Todas las anteriores.  

Pregunta 3

Correcta

Puntúa 1.00 sobre 1.00

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Enunciado de la pregunta

Para la elaboración del inventario documental no se deberán diligenciar los siguientes campos:

Seleccione una:

a.

Entidad productora, Sección, Subsección, Objeto, Registro de entrada, Número de orden, Código, Nombre de las series, subseries o asuntos, fecha inicial, fecha final, Unidad de conservación, número de folios, soporte, frecuencia de consulta, notas, elaborado por y entregado por

b.

Oficina productora, Objeto, Registro de entrada, Unidad de conservación, número de folios, soporte

c.

Entidad remitente, Unidad administrativa, Oficina productora, finalidad, Registro de entrada, Número de orden, Código, Nombre de las series, subseries o asuntos, Fechas extremas. Unidad de conservación, número de folios, soporte, frecuencia de consulta, notas, elaborado por, y recibido por.

d. Registro de entrada, código y número de folios  

e. Número de orden y Código, Nombre de las series, subseries o asuntos.  

Pregunta 4

Correcta

Puntúa 1.00 sobre 1.00

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Enunciado de la pregunta

La documentación que tiene heces de palomas, de ratones, insectos y diferentes hongos, se considera que esta debe ser manipulada con:

Seleccione una:

a.

Gorro desechable, gafas de seguridad, guantes de nitrilo, bata manga larga de algodón sin bolsillos y ajustada a los puños, tapabocas N-95 

b.

Bata manga larga de algodón sin bolsillos y ajustada a los puños, gorro desechable y guantes de nitrilo

c. Gorro desechable y tapabocas N-95 

d. Sólo guantes de nitrilo y bata de algodón 

e. Ninguna de las anteriores. 

Pregunta 5

Incorrecta

Puntúa 0.00 sobre 1.00

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Enunciado de la pregunta

El inventario documental que se empleó para determinar qué tipo de información estaba almacenada en esta bodega fue:

Seleccione una:

a. Inventario para valoración de fondos acumulados. 

b.

Inventario para eliminación de documentos Inventario individual por vinculación, traslado, desvinculación

c. Inventario para transferencia primaria  

d. Inventario para fusión, supresión o escisión de una entidad. 

e. Ninguna de las anteriores.